Lidar com o fator humano no projeto
Motive as pessoas a fazerem seu melhor
- Os recursos precisam saber o que eles podem
ganhar ao participar do projeto. (Um bônus?
Novas habilidades? Promoção?) - Cabe a você, como gerente de projeto,
trabalhar com o Departamento de RH, definir
essas perspectivas futuras e garantir que as
promessas feitas sejam realmente cumpridas.
Os projetos não são apenas sobre planejamento. Eles envolvem pessoas que se mobilizam juntas durante um determinado período para atingir o mesmo objetivo. Mobilizam, mas até que ponto? Afinal, a maioria dos atrasos é causada por um problema: recursos insuficientes. O gerente de projeto não tem autoridade sobre esses recursos, e geralmente está trabalhando em outras coisas ao mesmo tempo. Como podemos lidar com a questão da disponibilidade?
Disponibilidade real e prazos realistas
Calcule a disponibilidade real
Um colaborador, mesmo trabalhando em tempo integral no projeto, nunca está 100% disponível.
Para calcular a disponibilidade real de um recurso, você precisa estabelecer:
- A disponibilidade teórica do recurso em um ano
Este é o número de dias em que o recurso está realmente trabalhando:
Disponibilidade teórica = (52 semanas × 5 dias) – sair de férias = X dias. - Disponibilidade real do recurso ao longo de um ano
Interrupções (ou seja, por outras pessoas na empresa que precisam das habilidades da pessoa) consomem
uma média de 25% do tempo do recurso. A “vida útil” (reuniões, avaliações, etc.) consome, em média, 15% da
disponibilidade de um recurso. Isso significa que você tem que tirar 40% no total.
Disponibilidade anual real = X – 40% = Y dias. - Índice de disponibilidade real
Essa é a relação entre a disponibilidade real e o número de dias trabalhados:
Índice de disponibilidade real = Y ÷ número de dias trabalhados no ano.
Naturalmente, esse índice também é afetado por quanto tempo o recurso vai gastar no projeto (em tempo integral
ou parcial).
Calcule os cronogramas de atividades plausíveis
- Com a ajuda do recurso, estabeleça quanto tempo levaria para realizar o trabalho se ele não fizesse mais nada
(duração teórica). - Calcule um prazo realista
Esta é a duração teórica dividida pela disponibilidade real do recurso.
Período realista = duração teórica ÷ taxa de disponibilidade real.
Planejamento de atividades de acordo com a disponibilidade real
Levar em conta a disponibilidade real
Analise as prioridades com o gerente de linha do recurso para estimar a disponibilidade real da pessoa para o projeto. Se esses dados concretos não forem levados em consideração, você não vai conseguir cumprir seus prazos, principalmente quando as pessoas se dividem entre vários projetos, o que geralmente acontece com colaboradores especialistas.
Gerenciar perfis de recursos diferentes
Nem todos os colaboradores têm as mesmas disponibilidades.
Você precisa considerar três fatores ao escolher um recurso:
- Seu nível de habilidade.
- Exigências externas que provavelmente enfrentarão durante o projeto.
- Sua capacidade de agregar ao conjunto de experiência da empresa.
Usando esses três fatores como guia, escolha a melhor combinação de recursos para o projeto, selecionando:
• Equipe sênior
Eles têm habilidades e contribuem para o conjunto de experiências da empresa. Mas, por outro lado, eles são sempre interrompidos porque outras pessoas na empresa geralmente precisam de suas habilidades.
- Equipe júnior
Eles raramente são interrompidos e contribuem para o
conjunto de experiências da empresa. Por outro lado, são
menos experientes e provavelmente menos eficientes.
- Subcontratados
Eles são qualificados e nunca são interrompidos (pois
não estão trabalhando para outros departamentos). Mas
a experiência que ganham com o projeto deixa a empresa
junto com eles quando isso acontece. Evite subcontratar
trabalhos quando quiser que eles gerem uma curva de
aprendizado para sua empresa.