Lidar com o fator humano no projeto

Motive as pessoas a fazerem seu melhor
  • Os recursos precisam saber o que eles podem
    ganhar ao participar do projeto. (Um bônus?
    Novas habilidades? Promoção?)
  • Cabe a você, como gerente de projeto,
    trabalhar com o Departamento de RH, definir
    essas perspectivas futuras e garantir que as
    promessas feitas sejam realmente cumpridas.

Os projetos não são apenas sobre planejamento. Eles envolvem pessoas que se mobilizam juntas durante um determinado período para atingir o mesmo objetivo. Mobilizam, mas até que ponto? Afinal, a maioria dos atrasos é causada por um problema: recursos insuficientes. O gerente de projeto não tem autoridade sobre esses recursos, e geralmente está trabalhando em outras coisas ao mesmo tempo. Como podemos lidar com a questão da disponibilidade?

Disponibilidade real e prazos realistas

Calcule a disponibilidade real

Um colaborador, mesmo trabalhando em tempo integral no projeto, nunca está 100% disponível.
Para calcular a disponibilidade real de um recurso, você precisa estabelecer:

  • A disponibilidade teórica do recurso em um ano
    Este é o número de dias em que o recurso está realmente trabalhando:
    Disponibilidade teórica = (52 semanas × 5 dias) – sair de férias = X dias.
  • Disponibilidade real do recurso ao longo de um ano
    Interrupções (ou seja, por outras pessoas na empresa que precisam das habilidades da pessoa) consomem
    uma média de 25% do tempo do recurso. A “vida útil” (reuniões, avaliações, etc.) consome, em média, 15% da
    disponibilidade de um recurso. Isso significa que você tem que tirar 40% no total.
    Disponibilidade anual real = X – 40% = Y dias.
  • Índice de disponibilidade real
    Essa é a relação entre a disponibilidade real e o número de dias trabalhados:
    Índice de disponibilidade real = Y ÷ número de dias trabalhados no ano.
    Naturalmente, esse índice também é afetado por quanto tempo o recurso vai gastar no projeto (em tempo integral
    ou parcial).

Calcule os cronogramas de atividades plausíveis

  • Com a ajuda do recurso, estabeleça quanto tempo levaria para realizar o trabalho se ele não fizesse mais nada
    (duração teórica).
  • Calcule um prazo realista
    Esta é a duração teórica dividida pela disponibilidade real do recurso.
    Período realista = duração teórica ÷ taxa de disponibilidade real.

Planejamento de atividades de acordo com a disponibilidade real

Levar em conta a disponibilidade real

Analise as prioridades com o gerente de linha do recurso para estimar a disponibilidade real da pessoa para o projeto. Se esses dados concretos não forem levados em consideração, você não vai conseguir cumprir seus prazos, principalmente quando as pessoas se dividem entre vários projetos, o que geralmente acontece com colaboradores especialistas.

Gerenciar perfis de recursos diferentes

Nem todos os colaboradores têm as mesmas disponibilidades.
Você precisa considerar três fatores ao escolher um recurso:

  • Seu nível de habilidade.
  • Exigências externas que provavelmente enfrentarão durante o projeto.
  • Sua capacidade de agregar ao conjunto de experiência da empresa.

Usando esses três fatores como guia, escolha a melhor combinação de recursos para o projeto, selecionando:

• Equipe sênior

Eles têm habilidades e contribuem para o conjunto de experiências da empresa. Mas, por outro lado, eles são sempre interrompidos porque outras pessoas na empresa geralmente precisam de suas habilidades.

  • Equipe júnior

Eles raramente são interrompidos e contribuem para o
conjunto de experiências da empresa. Por outro lado, são
menos experientes e provavelmente menos eficientes.

  • Subcontratados

Eles são qualificados e nunca são interrompidos (pois
não estão trabalhando para outros departamentos). Mas
a experiência que ganham com o projeto deixa a empresa
junto com eles quando isso acontece. Evite subcontratar
trabalhos quando quiser que eles gerem uma curva de
aprendizado para sua empresa.